Három lámpa, három emelet, egy villanyszerelő
Horváth Katalin asztalán egy hét alatt három lámpás bejelentés gyűlik össze a Rózsakert Lakóparkból. A 2. emeleti lépcsőfordulóban nem kapcsol a mozgásérzékelős lámpa. A 3. emeleti folyosón villog egy lámpa a lift mellett. A tetőteraszon pedig két padló menti lámpatest nem ég, pont a lépcsőnél.
Egyik sem vészhelyzet. De mindhárom sötét, és a teraszos botlásveszélyes. Katalin tudja, hogy egyenként egyik sem éri meg a villanyszerelőnek a kiszállást. Együtt viszont egy délelőttnyi munka.
A kérdés tehát nem az, hogy ki javítja meg. Hanem az, hogy mennyi adminisztrációba kerül eljutni odáig.
Ahogy ma megy
A legtöbb közös képviseletnél egy ilyen „gyűjtött" munka papíron egyszerű, a gyakorlatban viszont egy sor apró, kézi lépésből áll:
- Gyűjtés fejben vagy cetlin. A három bejelentés három különböző napon, három különböző csatornán jött. Hogy összetartoznak, azt csak az ügyintéző tudja, és csak addig, amíg eszébe jut.
- A levelet nulláról kell megírni. Az ügyintéző kikeresi a bejelentéseket, átfogalmazza őket szakmai nyelvre, hozzáírja a helyszíneket, és megszövegezi az ajánlatkérést.
- Kinek is küldjük? A villanyszerelő elérhetősége egy régi e-mailben, egy telefonban vagy egy Excel-táblában van.
- Az utánajárás a legdrágább rész. Megjött az ajánlat? Ki hagyta jóvá? Megrendeltük már? Ez egy postafiókban, egy telefonhívásban és egy folyosói beszélgetésben szóródik szét.
- A lakók közben semmit nem tudnak. A 13-as lakó, aki a villogó lámpát jelezte, két hét múlva újra ír, mert nem látja, hogy bármi történt volna.
A javítás egy délelőtt. A körülötte lévő levelezés és utánajárás könnyen két hét.
Ugyanez ResidentFirst-ben
Katalin a három bejelentést egy munkacsomagba fogja össze: „Közös terek világítás – őszi javítási kör". A csomag tudja, hogy villanyszerelési munka, és látszik rajta mindhárom jegy a saját helyszínével.
Három különböző napon jött bejelentés, egy munka. A csomag alatti sor elárulja azt is, mi lesz a jegyekkel, amikor a munka halad.
A szolgáltató egy kattintás
Amikor Katalin szolgáltatót rendel a csomaghoz, a rendszer eleve azokat mutatja, akik ehhez a szakterülethez értenek. Nem kell keresgélnie a telefonjában, a villanyszerelő már ott van a ház szolgáltatói között.
A levelet nem Katalin írja
Az ajánlatkéréshez Katalin egy gombbal levélvázlatot kér. Az AI a csomag jegyeiből dolgozik: a lakók leírásaiból szakszerű, helyszínenként tagolt ajánlatkérés lesz. Ez a vázlat ténylegesen így készült el:
Tisztelt Szolgáltató!
Ezúton megkeressük Önöket, és árajánlatot kérünk társasházunkban felmerült alábbi karbantartási és javítási munkák elvégzésére:
- Közös terasz: Két teraszlámpa nem ég a lépcsőnél
- Folyosó (3. emelet): Villog a folyosói lámpa
- Lépcsőház (2. emelet): Nem kapcsol a lépcsőházi lámpa
Kérjük, szíveskedjenek megküldeni részletes árajánlatukat a várható munkadíj, az esetleges anyagszükséglet, valamint a vállalási határidő megjelölésével. Amennyiben a pontos ajánlattételhez helyszíni felmérés szükséges, kérjük, jelezzék felénk az időpont-egyeztetés érdekében.
A címzett és a tárgy magától kitöltődik. A szöveg szerkeszthető, és ha kell, egyedi utasítással (például „kérjük a munkát hétvégére") újragenerálható.
Az utánajárás helyett napló
Ami hagyományosan a legtöbb időt viszi el, az a „hol tart?" kérdés. Egy korábbi munkán, a garázskapu javításán látszik, hogyan néz ki ez ResidentFirst-ben a végéig vive: minden lépés egy sor a csomag történetében, időrendben, névvel.
Létrehozva, szolgáltató hozzárendelve, ajánlatkérés elküldve, beérkezett ajánlat, belső jóváhagyás, megrendelés elküldve, Megrendelt. Nem kell senkit megkérdezni, hol tart.
A csomag állapota ráadásul nem csak Katalinnak szól. Amikor a munka Megrendelt lesz, a csomag minden jegye magától „Folyamatban" állapotba kerül, amikor Befejezett, akkor a jegyek is befejeződnek. A lakó a saját bejelentésén látja a változást, és értesítést kap róla. A 13-as lakónak így nem kell két hét múlva újra írnia.
A különbség egy táblázatban
| Hagyományosan | ResidentFirst | |
|---|---|---|
| Honnan tudjuk, mi tartozik össze? | Az ügyintéző emlékezetéből | Egy munkacsomagból, a jegyekkel együtt |
| Ki írja az ajánlatkérést? | Az ügyintéző, nulláról | Az AI, a bejelentésekből; az ügyintéző átnézi |
| Hol a szolgáltató elérhetősége? | Telefonban, régi levélben | A ház szolgáltatói között, szakterület szerint |
| Hol tart a munka? | Utána kell járni | A csomag történetéből kiolvasható |
| Tudja-e a lakó, hogy halad? | Ha valaki szól neki | A jegye automatikusan követi a csomagot |
Mi változik valójában
A villanyszerelő ugyanazon a délelőttön cseréli ki ugyanazt a három lámpát. A különbség abban van, ami előtte és utána történik. Katalinnak nem kell megírnia egy levelet, amit a bejelentések már megírtak helyette. Nem kell fejben tartania, hol tart a munka, és nem kell minden lakónak külön visszajeleznie.
Egy közös képviselet ügyintézője nem a javításokkal tölti a napját, hanem a javítások körüli kommunikációval. Pont ezt a részt veszi le a válláról a rendszer.
Szeretné látni a saját házai példáján? Kérjen bemutatót.
Szeretné a gyakorlatban is látni?
Két mező, és percek múlva a saját, feltöltött demójában nézhet körül. Regisztráció és fizetési kötelezettség nélkül.
Ingyenes, 15 perces konzultáció
Kötelezettségmentes. Átnézzük, hogyan érkeznek ma Önhöz a bejelentések, és megmondjuk, mi az, ami az Ön méretében tényleg megéri — akkor is, ha az a válasz, hogy egyelőre semmi.